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IPREV

Instituto de Previdência dos Servidores Públicos de Maceió

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Iprev e Semge traçam estratégias para padronizar informações de servidores

Durante a jornada no serviço público. a vida funcional do servidor precisa ser devidamente registrada nas pastas funcionais, sejam elas digitais ou físicas.  No município de Maceió, parte da vida dos servidores já está sendo digitalizada, sendo o sistema de posse um dos primeiros a ingressar no mundo digital e dispensar o uso do papel.

Atualmente, os esforços estão centralizados em estruturar o arquivo previdenciário e para tal se faz necessário a padronização das pastas funcionais.  A gestão dos documentos, sejam eles físicos ou digitais é uma etapa essencial para a eficiência na guarda, armazenamento e localização dos documentos funcionais e previdenciários no momento em que o próprio servidor ou a administração pública precisam de dados para instruir processos administrativos ou simplesmente para se comprovar algum fato na vida de um segurado.

Assim, a estruturação do arquivo previdenciário é tratada pela gestão municipal com um adequado planejamento, por meio de projeto para ampliação dos arquivos deslizantes, aquisição de caixas apropriadas para armazenamento/identificação, aquisição de EPI´s (equipamentos de proteção individual), para que os servidores possam realizar corretamente a guarda, conservação e gestão dos documentos, além do plano de capacitação da equipe e estruturação do núcleo de digitalização.

Neste mês de março, três encontros foram planejados para tratar do tema. O primeiro ocorreu nessa terça, dia 05, entre o Iprev e a Semge para tratar da necessidade de padronização das pastas funcionais. No próximo dia 09, sexta-feira, o encontro será com representantes da SMS, Semed, Sedet, SMTT e Guarda Municipal, onde será melhor discutida a padronização com as equipes e apresentado o modelo definido que entrará em vigor a partir do dia 12 (segunda-feira).

O terceiro encontro ocorrerá na terça-feira, dia 13, às 9h, na escola de governo, com a participação dos representantes das secretarias e recursos humanos, onde serão apresentados os modelos que serão exigidos. Na ocasião ocorrerá uma palestra sobre a importância da gestão da documentação, finalizando com espaço para apresentação de dúvidas e sugestões.

A Diretora-Presidente do IPREV, Fabiana Tolêdo, frisa a importância dessa ação na busca pela modernização do serviço público, “esse é o primeiro passo para estruturarmos o arquivo e planejarmos, de forma estruturada e sustentável, a digitalização e virtualização do arquivo previdenciário”.

 

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